Medarbeidersamtalen er en av få ganger i året der du og medarbeideren setter av en hel time bare til hverandre. Likevel ender den ofte som et skjema som fylles ut og legges i en skuff. Her får du en mal i tre deler, 25 spørsmål du kan plukke fra og råd for de øyeblikkene der samtalen tar en uventet vending.
Spør en tilfeldig ansatt hva de husker fra sin siste medarbeidersamtale. Svaret er ofte «den var hyggelig». Spør hva som skjedde etterpå, og det blir stille.
Problemet er sjelden viljen. Ledere flest ønsker gode samtaler. Men uten en tydelig struktur, gode spørsmål og en plan for oppfølging blir samtalen en hyggelig prat uten retning.
Hva er en medarbeidersamtale – og hva er den ikke? En medarbeidersamtale er en planlagt, fortrolig samtale mellom leder og medarbeider. Den handler om trivsel, arbeidsoppgaver, samarbeid og utvikling. Mange virksomheter kaller den også utviklingssamtale.
Den er ikke en lønnsforhandling, og den er ikke stedet for å ta opp kritikk for første gang. Holder du disse tingene utenfor, blir det lettere for medarbeideren å snakke åpent.
Malen: før, under og etter
De fleste maler handler bare om selve samtalen. Men det som avgjør om den får effekt, skjer like mye før og etter.
Før samtalen (30–60 minutter)
- Send innkalling minst to uker før, med spørsmålene vedlagt
- Les notatene fra forrige samtale – hva ble avtalt, og hva ble gjort?
- Noter to–tre konkrete situasjoner der medarbeideren lyktes
- Tenk gjennom hva du selv vil at medarbeideren skal sitte igjen med
- Book et rom uten forstyrrelser, og sett av 60–90 minutter
Under samtalen
| Del | Tid | Hva dere snakker om |
|---|---|---|
| Åpning | 5 min | Hensikten med samtalen og hvordan dere legger den opp |
| Se tilbake | 15 min | Året som har gått, målene fra sist |
| Hverdagen nå | 20 min | Oppgaver, arbeidsmengde, samarbeid og trivsel |
| Deg som leder | 10 min | Hva medarbeideren trenger fra deg |
| Se fremover | 15 min | Mål og utvikling for neste periode |
| Oppsummering | 5 min | Hva dere er enige om, og hvem som gjør hva |
Etter samtalen
- Send en kort oppsummering samme dag, og be medarbeideren bekrefte at den stemmer
- Legg inn en oppfølging i kalenderen om tre måneder
- Følg opp det du selv lovet – det er det medarbeideren husker best
25 spørsmål til medarbeidersamtalen Velg 8–10 spørsmål. Det er bedre å gå i dybden på noen få enn å krysse av for mange.
Energi og mestring
• Hvilke oppgaver gir deg mest energi?
• Når følte du sist at du virkelig lyktes med noe?
• Hva tapper deg for energi i hverdagen?
• Hva er du mest stolt av fra det siste året?
• Er det noe du skulle ønske du hadde gjort annerledes?
Arbeidsmengde og rammer
• Hvordan opplever du arbeidsmengden akkurat nå?
• Har du det du trenger av verktøy, informasjon og tid?
• Hvilke oppgaver tar mye tid uten å gi mye tilbake?
• Hva ville gjort jobben din enklere allerede neste uke?
• Er det noe i arbeidsmiljøet du ønsker at vi endrer?
Samarbeid
• Hvordan fungerer samarbeidet i teamet?
• Hvem samarbeider du best med, og hvorfor?
• Føler du at du kan si fra når du er uenig?
• Er det noen relasjoner på jobben som er krevende?
• Hva kan teamet gjøre bedre sammen?
Deg og meg
• Hva trenger du mer av fra meg?
• Hva trenger du mindre av?
• Hvordan vil du helst få tilbakemelding?
• Er det noe jeg gjør som gjør jobben din vanskeligere?
• Når har du følt deg mest støttet av meg?
Veien videre
• Hvor vil du være om to år?
• Hvilken kompetanse vil du utvikle?
• Er det et ansvar du gjerne vil ta som du ikke har i dag?
• Hva skal til for at du fortsatt trives her om tre år?
• Hvilke tre ting skal vi prioritere fremover?
Når samtalen tar en uventet vending
Ikke alle medarbeidersamtaler følger malen. Noen ganger kommer det opp ting du ikke var forberedt på.
• Medarbeideren er misfornøyd. La det få plass. Still oppfølgingsspørsmål før du forklarer eller forsvarer. «Fortell mer – hva er det som skaver mest?»
• Det handler om noe personlig. Lytt, og vis at du tar det på alvor. Du trenger ikke løse alt i samtalen. Avtal et nytt møte om det trengs.
• Det kommer kritikk av deg som leder. Takk for at medarbeideren sier det. Det kreves mot. Spør etter et konkret eksempel, og ikke gå i forsvar.
• Medarbeideren sier nesten ingenting. Bruk åpne spørsmål og tål stillheten. Mange trenger noen sekunder før de svarer.
Fra årlig ritual til løpende dialog
Den beste medarbeidersamtalen er den der ingenting kommer som en overraskelse. Det får du til når du gir tilbakemelding løpende gjennom året, og når dere har korte avstemminger innimellom. Da blir den årlige samtalen et sted for refleksjon og retning, ikke for oppsummering av alt som har skjedd. Les også: Slik gir du tilbakemelding som faktisk lander – med 10 eksempler.
Vil du bli tryggere i samtalene dine? Medarbeidersamtalen blir bedre når du er trygg på samtalene som skjer resten av året. På Fra kollega till leder trener du på å gi tilbakemeldinger, coache medarbeidere og gjennomføre vanskelige samtaler, sammen med andre som står i samme situasjon.
